Osnovni podatki o organizaciji in njenem poslanstvu

Naša organizacija je družinsko podjetje, ki se že več kot 30 let ukvarja s servisom, montažo in inženiringom energetskih sistemov, industrijskih kotlovnic, procesnih inštalacij in tlačne opreme v energetski, kemični, farmacevtski in prehrambeni industriji. Organizacija deluje tudi kot akreditiran kontrolni organ za pregledovanje opreme pod tlakom in skladišč nevarnih tekočin. Svoje storitve pretežno nudimo poslovnim subjektom.

Naša organizacija zbira, hrani in drugače obdeluje določene informacije in podatke med katere sodijo tudi osebni podatki, kot to predvideva Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) oziroma Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oziroma uredba GDPR).

Namen in uporaba tega obvestila

To obvestilo opisuje kako naša organizacija obdeluje osebne podatke posameznikov, ki so ji svoje osebne podatke zaupali neposredno kot upravljavcu osebnih podatkov v povezavi s spletnim mestom https://www.simes.si/ (npr. pri nalaganju piškotkov ob obisku spletnega mesta, pri izpolnjevanju in oddaji kontaktnega obrazca, pri uporabi B2B portala, ipd.), kakor tudi v povezavi z drugimi interakcijami z našo organizacijo (npr. pri povpraševanjih, pripravi ponudb in izvajanju naših storitev).

Ker svoje storitve pretežno nudimo poslovnim subjektom, se to obvestilo nanaša zlasti na kontaktne osebe, zaposlene in druge predstavnike naših obstoječih in potencialnih poslovnih partnerjev (npr. naročnikov naših storitev), ki z nami komunicirajo oziroma sodelujejo.

Raba pojmov in spremembe tega obvestila

V kolikor ni drugače navedeno, imajo pojmi, ki se pojavljajo v tem obvestilu (npr. osebni podatek, obdelava, upravljavec, obdelovalec, ipd.), enak pomen kot v uredbi GDPR.

Besedna zveza spletno mesto oz. spletna stran pomeni https://www.simes.si/ ter zajema tudi vse pripadajoče podstrani in povezane strežnike ter sisteme (vključno z B2B portalom, do katerega je mogoče dostopati preko spletnega mesta).

Šteje se, da okrepljeni oziroma definirani pojmi v tem obvestilu (npr. posameznik), ki so sicer zapisani v ednini, vključujejo tudi množino in obratno, pojmi, zapisani v enem spolu, pa vključujejo vse spole (npr. posameznica).

Informacije in navedbe v tem obvestilu lahko občasno posodabljamo oziroma spreminjamo, pri čemer bodo novice o večjih spremembah objavljene na našem spletnem mestu.

V primeru bistvenih sprememb (npr. glede pravnih podlag in namenov obdelave že zbranih podatkov), bomo posameznike o predlaganih spremembah obvestili preko elektronskega sporočila oziroma na drug primeren način.

Tabela obdelav

*Organizacija si v določenih primerih, ki so osnovani na njenih legitimnih interesih, pridržuje pravico, da določene podatke hrani dlje od nadpisanih rokov (npr. v primeru inšpekcijskega ali sodnega postopka v povezavi z izvedeno storitvijo ali opravljenim pregledom), pri čemer bo organizacija v vseh takih primerih hrambo podatkov omejila na tiste podatke, ki so nujni za zasledovanje takšnega legitimnega interesa. Izbris podatkov lahko posameznik vselej zahteva tako, da svojo zahtevo pošlje na uradni elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

** V zvezi z nadpisanimi nameni (npr. hramba podatkov) so podatki lahko posredovani v obdelavo pogodbenim partnerjem organizacije (podobdelovalcem), ki so navedeni v poglavju 3.3. tega obvestila. Podobdelovalci lahko podatke obdelujejo zgolj v povezavi z izvajanjem nalog, ki so jim bile dodeljene in so v direktni povezavi z zasledovanimi nameni.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov lahko leži v izpolnjevanju sklenjene pogodbe oziroma pogajanjih za sklenitev pogodbe

Osebne podatke posameznikov lahko obdelujemo na podlagi sklenjene pogodbe (npr. izvedba servisa, montaže ali pregleda opreme pod tlakom) oziroma pogajanj za sklenitev pogodbe (npr. kadar nas posameznik kontaktira preko naših uradnih komunikacijskih kanalov, ker želi pridobiti več informacij o naših storitvah ali ponudbo).

V opisanih primerih nam osebne podatke zagotovite kot del pogodbene obveznosti oziroma kot del pogajanj za sklenitev pogodbe, pri čemer za nadpisane obdelave vaših osebnih podatkov posledično ne potrebujemo vaše izrecne privolitve.

Načeloma ne boste trpeli nobenih resnih negativnih posledic v situacijah, ko bi sicer potrebovali vaše osebne podatke za izvršitev naših storitev in nam teh podatkov ne boste zagotovili. Takšne situacije pa lahko sicer bistveno otežijo ali celo onemogočijo izvršitev naročenih storitev oziroma naše sodelovanje, pri čemer boste v teh primerih o tem predhodno oziroma naknadno obveščeni.

Pravna podlaga za obdelavo vaših podatkov je lahko tudi zakon

V organizaciji osebne podatke obdelujemo tudi za namene izpolnitve zakonskih in drugih predpisov, posebej tistih, ki urejajo davke in računovodstvo (npr. evidenca izdanih in prejetih računov, ipd. ), npr.:

– kadar organizaciji inšpektor oziroma drug nosilec javnih pooblastil naloži, da mu ta skladno z zakonom zaupa osebne podatke določenega naročnika / obiskovalca (npr. v kontekstu izvajanja inšpekcijskega nadzora po določbah Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN) ),

– kadar organizacija obdeluje osebne podatke naročnika, kateremu je izdala račun, organizacija ta račun in podatke o naročniku (npr. osebno ime, kontaktne podatke, ipd. ) obdeluje na podlagi Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) (glej poglavje 2.),

– kadar organizacija kot akreditiran kontrolni organ vodi in hrani dokumentacijo o opravljenih pregledih opreme pod tlakom in skladišč nevarnih tekočin v skladu s predpisi, ki urejajo to področje.

Na podlagi zakonitih interesov organizacije

Določene osebne podatke smemo obdelovati tudi za namene zavarovanja naših lastnih legitimnih interesov. Za takšne primere gre recimo takrat, kadar bi bila obdelava vaših podatkov potrebna z vidika upravnih, kazenskih ali civilnih postopkov (npr. kadar bi organizacija morala bazo podatkov predložiti kot dokaz v postopku, sicer bi organizacija utrpela kazen ali nastanek hujše in nepopravljive škode), pri čemer bomo v takšnih primerih vselej obdelovali zgolj tiste podatke, ki so nujno potrebni za zasledovanje takšnih legitimnih ciljev.

Na podlagi zakonitih interesov organizacije (točka (f) prvega odstavka 6. člena uredbe GDPR) obdelujemo tudi osebne podatke kontaktnih oseb, zaposlenih in drugih predstavnikov naših poslovnih partnerjev (npr. ime, priimek, funkcija, poslovni elektronski naslov in telefonska številka), kadar je to potrebno za pripravo ponudb, sklepanje in izvajanje pogodb s poslovnimi partnerji, za omogočanje dostopa do B2B portala ter za vodenje poslovne komunikacije z njimi. Pri tem obdelujemo le podatke, ki so za navedene namene nujno potrebni, posameznik pa lahko zoper takšno obdelavo kadarkoli poda ugovor (glej poglavje 5).

Organizacija sme obdelovati osebne podatke posameznika tudi v primerih, ko je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika (npr. vpogled v naslov posameznika, ki mu preti neposredna in huda življenjska nevarnost).

Na podlagi pridobljenega soglasja

Sodelovanje z nami in koriščenje storitev organizacije načeloma ne pogojujemo s tem, da soglašate z obdelavo osebnih podatkov.

Kljub temu lahko v organizaciji vaše osebne podatke obdelujemo tudi na podlagi vaše izrecne privolitve (t.j. soglasja). Kot izrecna privolitev posameznika se šteje njegova prostovoljna izjava volje, s katero ta soglaša k obdelavi določenih osebnih podatkov za določen namen (npr. soglasje k namestitvi neobveznih piškotkov ali soglasje kandidata za zaposlitev k daljši hrambi njegove prijave), pri čemer v tovrstnih primerih obdelujemo tiste podatke, ki so navedeni v razdelku tabele iz točke 1, kjer je označeno, da obdelava temelji na soglasju.

Na podlagi vašega soglasja se izvaja tudi analitika obiska našega spletnega mesta oziroma morebitno spletno oglaševanje, v kolikor ste ob obisku našega spletnega mesta soglašali z namestitvijo neobveznih (analitičnih oziroma oglaševalskih) piškotkov naših partnerjev (npr. namestitev piškotkov Google Analytics, ki nam omogočajo statistično analizo obiska spletnega mesta). Natančen popis piškotkov, podatkov, ki jih z njimi obdelujemo, ter rokov hrambe teh podatkov je opredeljen na podstrani » Spletni piškotki«. Soglasje lahko kadarkoli prekličete oziroma spremenite preko orodja za upravljanje soglasja za piškotke na spletnem mestu.

Organizacija zagotavlja posamezniku pravico, da ta svojo izrecno privolitev kadarkoli prekliče na enostaven način, torej tako, da nas v zvezi s tem kadarkoli kontaktira na elektronskem naslovu, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi soglasja vršila do trenutka preklica.

V primeru, da ne podate soglasja za obdelavo osebnih podatkov, soglasje podate delno ali soglasje (delno) prekličete, bomo, v kolikor bo to mogoče, z vami sodelovali le v obsegu danega soglasja oziroma na načine, ki jih dovoljuje veljavna zakonodaja.

Soglasje je prostovoljno in če se odločite, da ga ne želite podati, oziroma ga kasneje prekličete, to v nobenem primeru ne okrni vaših drugih pravic oziroma za vas ne predstavlja dodatnih stroškov ali oteževalnih okoliščin.

Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se praviloma hranijo vse dokler je to potrebno za izpolnitev namena, zaradi katerega so bili podatki zbrani, oziroma dokler nek predpis nalaga, da jih moramo hraniti, na to pa pa so izbrisani.

V kolikor obdobje hrambe posameznih podatkov ni natančneje opredeljeno v tabeli poglavja 1, velja:

– Podatke, ki so povezani s sklenjeno pogodbo oz. izvajanjem naših storitev in izdajanjem računov, hranimo do poteka roka hrambe ali izpolnitve namena obdelave posameznih osebnih podatkov, pri čemer lahko podatke organizacija praviloma hrani še 6 let po zaključku sodelovanja oziroma tudi dlje (npr. podatki na računih), pri čemer osebne podatke naročnikov na računih hranimo 10 let, saj takšno dolžnost organizaciji nalaga Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1),
– Dokumentacijo o opravljenih pregledih, ki jih organizacija izvaja kot kontrolni organ (npr. zapisnike in poročila o pregledih), hranimo v rokih, ki jih določajo predpisi, ki urejajo področje opreme pod tlakom in skladišč nevarnih tekočin, oziroma pravila akreditacije kontrolnega organa,
– Podatke o posamezniku, ki komunicira z organizacijo preko elektronskih naslovov in drugih komunikacijskih poti, ki so na voljo na spletnem mestu, hranimo do poteka namenov obdelave posameznih osebnih podatkov, zaradi katerih so bili podatki zbrani (npr. do konca komuniciranja), oziroma do poteka 4 let od zadnje komunikacije s posameznikom,
– Podatke, ki so povezani z uporabniškim računom na B2B portalu, hranimo do izbrisa uporabniškega računa oziroma do prenehanja poslovnega sodelovanja s poslovnim partnerjem, ki ga uporabnik zastopa.

Organizacija sme podatke hraniti še 15 dni po poteku navedenega roka hrambe z namenom, da lahko v tem obdobju izvede uničevanje shranjenih podatkov z vseh nosilcev podatkov in strežnikov.

Izbris podatkov lahko posameznik vselej zahteva tako, da svojo zahtevo pošlje na uradni elektronski naslov organizacije na naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

Določeni zaposleni v organizaciji

Vaše osebne podatke obdelujejo tisti zaposleni v organizaciji, ki podatke potrebujejo za to, da lahko opravljajo svoje delovne naloge. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varovanja osebnih podatkov.

Državni organi in drugi upravičeni prejemniki

V določenih primerih, ki jih predpisuje veljavna zakonodaja, mora organizacija vaše osebne podatke posredovati oziroma o njih poročati tudi pristojnim državnim organom, kakor tudi organom, ki so denimo pristojni za finančni, davčni ali drug nadzor (npr. Finančna uprava Republike Slovenije, Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, pristojni inšpekcijski organi, itd. ). Kot akreditiran kontrolni organ mora organizacija v okviru ocenjevanja in nadzora akreditacije omogočiti vpogled v dokumentacijo o opravljenih pregledih tudi Slovenski akreditaciji. V določenih primerih je organizacija primorana podatke posredovati tudi tretjim osebam, če takšno obveznost posredovanja oziroma razkritja organizaciji nalaga zakon oziroma pravno upravičenje tretje osebe.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov

Uporabniki osebnih podatkov so poleg zaposlenih v organizaciji lahko tudi zaposlene osebe pogodbenih obdelovalcev organizacije, ki lahko osebne podatke kot zaupne obdelujejo izključno v imenu organizacije in v mejah pogodbe o zunanji obdelavi osebnih podatkov, ki jo ima organizacija sklenjeno z vsakim tovrstnim obdelovalcem. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije (t.j. pogodbe), pri čemer podatkov ne smejo uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi organizacija sodeluje so:

• osebe, ki z nami sodelujejo na podlagi podjemnih oziroma avtorskih pogodb (vzdrževalci IT sistemov, izvajalec tehnične izvedbe in vzdrževanja spletnega mesta, razvijalci programske kode, ipd.),
• ponudniki storitev elektronske pošte, poslovne programske opreme in storitev v oblaku (vključno s ponudnikom infrastrukture B2B portala),
• ponudniki analitičnih storitev za spletna mesta (npr. Google Analytics – zgolj na podlagi vašega soglasja),
• računovodje oz. računovodski servisi oz. računovodska orodja,
• ponudnik storitve za gostovanje spletnega mesta (glej poglavje 3.4.).

Organizacija ne bo posredovala vaših osebnih podatkov tretjim nepooblaščenim osebam.

Za pridobitev natančnega seznama vseh pogodbenih podobdelovalcev organizacije nam lahko pišete na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

Ponudnik storitve za gostovanje spletnega mesta

Naša spletna stran gostuje na strežnikih družbe znotraj EU.

Iznos osebnih podatkov v tretje države in mednarodne organizacije in ukrepi za zaščito prenesenih podatkov

Naša organizacija osebnih podatkov praviloma ne iznaša v tretje države (t.j. izven območja Evropske unije, Islandije, Norveške in Liechtensteina, torej EGP) in v mednarodne organizacije.

Izjemo od navedenega predstavljajo občasni prenosi nekaterih tehničnih in osebnih podatkov na strežnike zgoraj navedenih obdelovalcev oziroma ponudnikov, katerih sedeži oziroma strežniki se nahajajo v ZDA (tj. samodejno prenašanje nekaterih podatkov, ki jih zbirajo piškotki ponudnikov iz ZDA, npr. Google Analytics, ter podatkov, ki se prenašajo ob prikazu vgrajenega zemljevida Google Maps – več v naši politiki piškotkov), pri čemer so zadevni ponudniki ustrezno opravili in dosegli samocertifikacijo v skladu z Izvedbenim sklepom Komisije (EU) 2023/1795 z dne 10. julija 2023 o ustrezni ravni varstva osebnih podatkov v okviru zasebnosti podatkov med EU in ZDA (t.i. EU-U.S. Data Privacy Framework) oziroma so sprejeli druge ustrezne zaščitne ukrepe v zvezi s prenosom podatkov (npr. standardne pogodbene klavzule).

Seznam vseh takšnih podobdelovalcev lahko pridobite tako, da zahtevo v zvezi s tem pošljete na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

Posameznike v zvezi z našim spletnim mestom oz. storitvami ne usmerjamo k posredovanju posebnih osebnih podatkov (t.j. podatkov, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, genski podatki oz. biometrični podatki, podatki v zvezi z zdravjem oz. podatki v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo).

V kolikor se bo organizacija seznanila z nastankom situacije, v kateri bi ji bili takšni podatki razkriti, bo glede prejetih podatkov poskrbljeno za zaščito oziroma drugo primerno postopanje.

V zvezi s tem obvestilom o obdelavi osebnih podatkov oziroma glede same obdelave vaših osebnih podatkov s strani naše organizacije in naših pogodbenih obdelovalcev, nas lahko kadarkoli in brez zadržkov kontaktirate preko elektronskega naslova, ki je naveden na začetku tega dokumenta

Prav tako lahko navedeni naslov uporabljate tudi za pošiljanje vaših zahtev in uveljavljanje drugih pravic, ki so povezane z osebnimi podatki in uredbo GDPR.

Kot posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, vam uredba GDPR nudi možnost, da sledeče pravice uveljavljate pri naši organizaciji:

Pravica do obveščenosti: Posamezniki imajo pravico biti obveščeni o zbiranju in obdelavi njihovih osebnih podatkov.

Pravica do dostopa: Posamezniki imajo pravico dostopati do svojih osebnih podatkov in pridobiti informacije o tem, kako se podatki obdelujejo, ter kopijo samih podatkov.

Pravica do izbrisa (pravica do pozabe): Posamezniki imajo pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov v določenih okoliščinah.

Pravica do preklica privolitve: Če obdelava osebnih podatkov temelji na privolitvi, imajo posamezniki pravico svojo privolitev kadarkoli preklicati brez da bi utrpeli kakršnokoli negativno posledico.

Pravica do popravka: Posamezniki imajo pravico zahtevati popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov. Če so bili podatki posredovani tretjim osebam, bomo, v kolikor bo to mogoče, obvestili te tretje osebe o izvedbi popravka.

Pravica do omejitve obdelave: Posamezniki imajo pravico zahtevati omejitev obdelave svojih osebnih podatkov. Ta pravica velja v določenih primerih, na primer, ko je točnost podatkov sporna ali je posameznik nasprotoval njihovi obdelavi.

Pravica do prenosljivosti podatkov: Posamezniki imajo v določenih primerih pravico, da svoje osebne podatke prejmejo v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Prav tako lahko zahtevajo, da se njihovi podatki posredujejo drugemu upravljavcu, če obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in če se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

Pravica do ugovora: Posamezniki imajo pravico do ugovora glede obdelave svojih osebnih podatkov na podlagi zakonitih interesov ali javnega interesa/izvajanja javne oblasti. V takih primerih bomo prenehali s takšno obdelavo, razen če lahko dokažemo nujne zakonite razloge, ki prevladajo nad posameznikovimi interesi, pravicami in svoboščinami.

Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem: Posamezniki imajo pravico, da ne bodo predmet izključno avtomatiziranih odločitev, vključno s profiliranjem, ki bistveno vplivajo nanje. Prav tako imajo pravico do človeškega posredovanja, izražanja svojega stališča in pritožb glede tovrstnih odločitev.

Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu: Če menite, da obdelava osebnih podatkov, ki jo v zvezi z vami vrši naša organizacija krši predpise o varstvu osebnih podatkov, lahko brez poseganja v katerokoli drugo (upravno ali drugo) pravno sredstvo vložite pritožbo pri nadzornemu organu, zlasti v tisti državi, v kateri imate običajno prebivališče, v kateri je vaš kraj dela, oziroma v kateri je domnevno prišlo do kršitve (v Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec):

– Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.si, telefon: 01 230 97 30, spletna stran: www.ip-rs.si.

Seznam drugih nadzornih organov EU in njihovih kontaktnih podatkov je na voljo tukaj: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_sl.

Obdelave, ki jih vrši naša organizacija ne vključujejo avtomatiziranega sprejemanja odločitev in oblikovanja profilov na podlagi vaših osebnih podatkov.

Naša organizacija je razvoj in ponujanje svojih storitev usmerila v zbiranje osebnih podatkov oseb, ki so starejše od 15 let. V primerih, ko bi se storitev organizacije posluževala mlajša oseba, bo organizacija, v kolikor za tak primer izvedela, pridobila soglasje starša oz. skrbnika takšne osebe.

V kolikor bo organizacija sama naknadno ugotovila, da se v povezavi s storitvijo obdelujejo osebni podatki osebe, ki je mlajša od 15 let pa njen starš oz. skrbnik s tem ni soglašal, bo naredila vse, kar je potrebno, da se vsi zajeti osebni podatki zbrišejo.

Na elektronski naslov, ki je naveden na začetku tega dokumenta, lahko nadpisane osebe oz. njihovi starši ali skrbniki kadarkoli posredujejo svoje zahteve za izbris zadevnih podatkov.

Glede obdelave vaših osebnih podatkov nas lahko kadarkoli kontaktirate na elektronskem naslovu, ki je naveden na začetku tega dokumenta.

V organizaciji osebne podatke skrbno hranimo in varujemo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter ukrepi, s čimer podatke varujemo pred slučajnim ali namernim nepooblaščenim vpogledom, uničevanjem, spreminjanjem ali izgubo, ter nepooblaščeno razkritjem oziroma drugo obliko obdelave, h kateri niste izrecno soglašali.

Organizacija je v ta namen prav tako sprejela ustrezne interne procese, ter vzpostavila različne ukrepe (npr. dodeljevanja, uporaba in spreminjanje gesel, zaklepanje prostorov, pisarn, in nahajališč strežnikov in delovnih postaj, redno posodabljanje podporne programske opreme in nadgradnja varnostno oporečnih komponent, fizično varovanje gradiva, ki vsebuje osebne podatke na za to posebej določenih mestih, usposabljanje zaposlenih, ipd.). Enake varnostne zahteve pa organizacija terja tudi od svojih pogodbenih obdelovalcev.

Besedilo tega obvestila predstavlja verzijo 2.0 tega dokumenta. To obvestilo je bilo nazadnje posodobljeno dne 14. 10. 2026.